勤怠データの登録

勤怠データの登録方法について説明します。

目次

  1. 登録する勤怠項目を確認
  2. ファイルをアップロードする
  3. ファイル内のデータを確認する
  4. データを確認して登録する

1. 登録する勤怠項目を確認

BetterEngageに登録する勤怠項目を確認します。
下記の項目がBetterEngageの標準としてサポートしている勤怠項目です。
勤怠項目は、「項目名」と「単位」からなり、「単位」はそのデータを登録する際に、利用します。
下記に記載した勤怠項目以外を登録する場合はシステム内で登録をする必要があります。(後述: 勤怠項目の登録方法)

項目名 単位
就業日数
総労働時間
所定残業時間
法内残業時間
遅刻回数
早退回数
欠勤回数
有給休暇取得日数
休日出勤日数
深夜労働時間

勤怠項目の登録方法
上記以外の項目は、こちらの画面より登録することができます。
http://betterengagee.com/admin/setting/working_hours
こちらの動画のようにウインドウに「勤怠項目」と「単位」を記入すると登録ができます。

2. ファイルをアップロードする

下記の画面にアクセスし、登録する勤怠データの「年月」を選択の上、「ファイルを選択」を押下し、任意のファイルを選択の上、「送信」ボタンを押下します。
ファイルのフォーマットはcsvまたはエクセルに対応しています。

3. ファイル内のデータを確認する

送信ボタンを押下後、下記の画像のようなウインドウが表示されます。
このウインドウ内では、以下の3点の確認および設定が必要になります。
1. ユニークキーの選択
2. 登録する項目の選択
3. データの変換

1. ユニークキーの選択
どのデータを用いてシステム内の従業員データと勤怠データを紐づけるか選択をします。
「社員番号」または「メールアドレス」を用いて紐づけることができます。

2. 登録する項目の選択
システムに登録する勤怠データを選択します。
下記の画像のウインドウ内上部に表示されている、水色背景のラベルで表示されている項目がシステムに登録されている勤怠項目です。
下部の表がファイルを読み取った結果になります。
システム内に登録されている勤怠項目とファイル内の項目が一致している場合は、自動でデータを判別できますが、ファイル内の項目名がシステムに登録されているものと異なる場合、こちらの動画のように、ドラッグアンドドロップで項目名を紐づける必要があります。

3. データの変換
システムに応じて、勤怠データのフォーマットが異なる場合があります。
例えば、総労働時間であれば、「170:00」というフォーマットもあれば、「170.5時間」というフォーマットもあります。それぞれのデータを最初に設定した「単位」に合うようにデータを変換する必要があります。
例として、「170:00」を「分」に変換します。

例1) 「hh:mm」を「分」に変換する
「hh:mm」を「分」に変換するには、「hh(時間) * 60(分) + mm(分)」と計算する必要があります。
以下の手順で「hh:mm:ss」を「分」に変換します。
1. 計算しやすいようにデータを「:」で分割する
2. 計算結果を保存するための列を追加する
3. 分割したデータを計算する

1. 計算しやすいようにデータを「:」で分割する
ウインドウ内の表の項目名右横の▼ボタンを押下すると、画像のような選択肢が表示されます。
「データ区切り」を選択すると、元データをどの文字で分割するか選択できるようになります。

今回は「:」で分割するため、「colon」をチェックし、「実行」を押下します。そうすると、該当の項目の右隣にデータを分割した結果の列が追加されます。

2. 計算結果を保存するための列を追加する
「分」に変換したデータを保持するための列を追加します。

3. 分割したデータを計算する
計算方法を登録するためには、「データ入力規則」を選択します。

下記の画像のように、該当データの列名と任意の計算方法を記入し、「送信」ボタンを押下すると、データが自動計算され、先ほど作成した列に保存されます。

データ変換後、ウインドウ内の右下の「送信」ボタンを押下すると、データの登録が開始されます。

4. データを確認して登録する

ファイルを送信すると、下記のようなメールがログインしているユーザーのメールアドレスに送信されます。

メール内のリンクを押下すると、下記のような画面が表示され、登録されるデータを確認できます。
最後に右下の「送信」ボタンを押下するとデータの登録が完了します。